На численні запити членських організацій ФПУ щодо необхідності нотаріального посвідчення справжності підписів на документах, що подаються для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу департамент правової роботи ФПУ повідомляє.
Відповідно до частини четвертої статті 17 Закону України Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі – Закон) для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, у тому числі змін до установчих документів юридичної особи, подаються такі документи:
1) заява про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі;
2) примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про зміни, що вносяться до Єдиного державного реєстру, крім внесення змін до інформації про кінцевих бенефіціарних власників (контролерів) юридичної особи, у тому числі кінцевих бенефіціарних власників (контролерів) її засновника, якщо засновник - юридична особа, про місцезнаходження та про здійснення зв’язку з юридичною особою;
3) документ, що підтверджує правомочність прийняття рішення відповідно до статуту громадського формування про внесення змін до Єдиного державного реєстру, - у разі державної реєстрації змін до відомостей про громадське формування;
4) відомості про керівні органи громадського формування (ім’я, дата народження керівника, членів інших керівних органів, реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), посада, контактний номер телефону та інші засоби зв’язку) - у разі внесення змін до складу керівних органів;
5) установчий документ юридичної особи в новій редакції - у разі внесення змін, що містяться в установчому документі.
Стаття 15 Закону встановлює вимоги до оформлення документів, що подаються для державної реєстрації.
Зокрема, пунктами 6 та 9 частини першої визначено, що:
рішення уповноваженого органу управління юридичної особи повинно бути оформлено з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству, викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами). Справжність підписів на такому рішенні нотаріально засвідчується.
установчий документ (положення) викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами, крім випадків заснування юридичної особи). Справжність підписів на установчому документі нотаріально засвідчується.
Закон України «Про нотаріат» визначає коло осіб, які мають право вчиняти нотаріальні дії та встановлює їх повноваження. Стаття 37 цього Закону передбачає, що у населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії можуть вчинятися уповноваженими на це посадовими особами органів місцевого самоврядування. Нотаріальні дії вчиняють посадові особи, на яких за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування покладено вчинення цих дій (як показує практика, зазвичай це голова або секретар відповідних рад).
Перелік нотаріальних дій, що вчиняються головою ради визначено у статті 37 цього Закону, зокрема:
видають дублікати посвідчених ними документів;
засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;
засвідчують справжність підпису на документах.
Порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами місцевого самоврядування врегульовано Законом України «Про нотаріат» та Порядком вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14.11.2011 за №1298/20036 із змінами (далі –Порядок).
Пунктом 4 Порядку визначено механізм засвідчення справжності підпису на документах. Так, посадова особа органу місцевого самоврядування, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчує факти, викладені в документі,
а лише підтверджує, що підпис зроблено певною особою.
